Schnelle Übersicht in der elektronischen Patientenakte – So funktionieren Filter und Sortieroptionen

07.11.2024 - Der Umfang der elektronischen Patientenakte wird anfangs noch recht überschaubar sein, doch mit der Zeit werden immer mehr Informationen zum Gesundheitszustand eines Patienten hinzukommen. Wie Ärzte und Psychotherapeuten in der Datenfülle dennoch einfach und schnell Dokumente finden können, stellt der vierte Teil der ePA-Serie vor.

Im Internet, in E-Mails oder Apps schnell die gewünschten Informationen zu finden, das ermöglicht in der Regel eine gute Suchfunktion. Dies gilt auch für die elektronische Patientenakte (ePA). Sich schnell einen Überblick über die enthaltenen Dokumente verschaffen zu können, ist eine wichtige Voraussetzung für die Praxistauglichkeit der ePA.

Ab Januar 2025 lassen sich Dokumente in der ePA anhand von sogenannten Metadaten finden; jedes Dokument, das in die ePA eingestellt wird, muss deshalb mit Metadaten versehen werden. Angaben wie Autor, Erstellungszeitpunkt, Dokumentenname und Dokumententyp sind Pflichtfelder. Eine Volltextsuche plant die gematik für 2026.

Darstellung der ePA und ihrer Inhalte ist abhängig vom PVS

Wie genau das Suchen und Finden ab dem Start der ePA funktionieren, hängt vom jeweiligen Praxisverwaltungssystem (PVS) ab. Aber es gibt Grundanforderungen, die Praxen bei der Arbeit mit der ePA in ihrem PVS vorfinden müssen.

Die in der ePA gespeicherten Dokumente sollten im PVS in einer Dokumentenübersicht dargestellt sein, beispielsweise in Form einer Liste: Jeder Eintrag, bestehend aus Dokumentenname, Dokumentenart, Datum und Autor, steht in einer eigenen Zeile. Dabei sollte sofort erkennbar sein, ob in der ePA vorhandene Dokumente bereits in seiner Behandlungsdokumentation im PVS („Patientenkartei“) enthalten sind, also schon heruntergeladen wurden. Das PVS sollte dabei unterstützen, eine Doppelablage von Dokumenten zu vermeiden.

Auswahl begrenzen mit Filtern und Sortieren

Idealerweise ermöglicht das PVS eine schnelle und einfache Sortierung der Einträge, etwa mit einem Klick auf die Kopfzeile. So können die neuesten Einträge ganz oben angezeigt werden, oder die Dokumente werden nach den erstellenden Ärzten sortiert.

Zusätzlich sollten Filteroptionen vorhanden sein. Die Praxis kann so die Auswahl beispielsweise auf die letzten 30 Tage einschränken oder sich nur bestimmte Dokumentenarten wie Laborbefunde und Arztbriefe anzeigen lassen. Mit der Kombination aus verschiedenen Filtern und dem Sortieren können Nutzer schnell das gewünschte Dokument finden.

Metadaten ermöglichen höhere Funktionalität

Im Hintergrund sorgen Metadaten dafür, dass das Filtern und Sortieren sinnvoll funktionieren. Hier kann das PVS die Praxis unterstützen und Felder schon vorbefüllen. So kennt das PVS denjenigen, der im Moment im System arbeitet und kann bei eigenen Dokumenten den Autor automatisch hinzufügen. Gleiches gilt für das Erstellungsdatum und oft auch für den Dokumentennamen. Der Aufwand für die Praxis soll so beim Befüllen der ePA möglichst gering bleiben.

Nächster Teil der ePA-Serie

Im fünften Teil der ePA-Serie am 7. November wird es um die Widerspruchsrechte des Patienten und die Informations- und Dokumentationspflichten der Ärzte und Psychotherapeuten gehen.

Serie zur elektronischen Patientenakte

Quelle: Kassenärztliche Bundesvereinigung
Weitere Infos hier: 02192 8733300