Notwendige Technik für die ePA: Die Praxissoftware ist entscheidend

09.01.2025 - Ärzte, Psychotherapeuten und ihr Praxispersonal nutzen die elektronische Patientenakte direkt über ihre Praxissoftware. Sie müssen keine Website aufrufen oder eine Anwendung starten. Entscheidend ist das Software-Modul, das Praxen von ihrem Anbieter erhalten. Damit sowie mit Fragen der Datensicherheit beschäftigt sich die achte Folge der ePA-Serie.

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine Anwendung, die über die Telematikinfrastruktur (TI) läuft. Um die ePA nutzen zu können, müssen Praxen mit einem aktuellen Konnektor (PTV4+ oder höher) an die TI angebunden sein. Diese Voraussetzungen erfüllen viele Praxen schon. Zusätzlich muss das Modul „ePA 3.0“ für den Zugang im Praxisverwaltungssystem (PVS) installiert werden.

Nur Testpraxen starten am 15. Januar

Die PVS-Hersteller werden bis zum 15. Januar 2025 zunächst nur die Testpraxen in den Modellregionen mit dem ePA-Modul ausstatten (die PraxisNachrichten berichteten). Verläuft die mindestens vierwöchige Erprobung erfolgreich, folgen alle anderen Praxen bundesweit. Davon unbenommen können Hersteller schon ab Januar auch außerhalb der Modellregionen das ePA-Modul anbieten. Praxen können sich bei ihrem PVS-Anbieter danach erkundigen.

Den Zeitplan hat das Bundesministerium für Gesundheit Ende November neu festgelegt. Die PVS-Hersteller sollten ursprünglich bis zum 15. Januar alle Praxen mit einem neuen ePA-Modul ausstatten.

KBV hat Anforderungen für ePA-Modul festgehalten

Wie schnell und einfach Ärzte und Psychotherapeuten ab 2025 mit der ePA arbeiten können, wird unter anderem davon abhängen, wie gut die technische Umsetzung der ePA im jeweiligen PVS gelungen ist. Die gematik hat die technischen Anforderungen für das Modul erstellt, die die Hersteller umsetzen müssen.

Doch genauso wichtig ist die Nutzerfreundlichkeit. Denn langes Suchen, mehrfaches Klicken oder Eintippen von Suchbegriffen – all das kostet wertvolle Zeit und stört den Behandlungsablauf. Die KBV hat deshalb Anforderungen aufgelistet, wie das PVS die Praxen bei der Nutzung der ePA bestmöglich unterstützen kann. Eine beispielhafte Auswahl dieser Anforderungen gibt es im Infokasten am Ende dieser PraxisNachricht.

Datensicherheit in der ePA

Gesundheitsdaten stehen unter besonderem Schutz und unterliegen deshalb hohen Sicherheitsanforderungen. Die Vorgaben zur Datensicherheit der ePA stammen vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie. Ein wichtiger Baustein ist, dass die Praxen über die TI auf die ePA zugreifen. Die Daten liegen verschlüsselt auf zentralen Servern in Deutschland. Zusätzlich abgesichert ist die gesamte Datenverarbeitung. Alle Zugriffe auf die ePA werden protokolliert. Patienten können das Zugriffsprotokoll drei Jahre lang eingesehen und unberechtigte Zugriffe erkennen.

Schutz vor Viren auch Aufgabe der Praxis

Praxen äußern häufig die Sorge, über die ePA Viren in ihr Praxissystem einzuschleusen. Die ePA selbst bietet keinen Virenscan an. Die Praxis muss sich – wie sonst auch – selbst vor Viren schützen, die entsprechenden Programme installieren und ihr IT-System immer auf dem aktuellen Stand halten.

Allerdings sind Dokumentenarten, die ein hohes Risiko für Viren beinhalten, technisch von der ePA ausgeschlossen, zum Beispiel ausführbare Dateien und Microsoft-Office-Dateien. So sind PDF-Dateien nur in der sichereren Version PDF/A zugelassen. Auch Patienten können also nicht ohne weiteres schadhafte Dateien in die ePA hochladen.

Teil 9 der ePA-Serie: Mythen rund um die ePA

Die neunte Folge der ePA-Serie am 16. Januar greift häufige Fragen zur ePA auf, geht auf teils falsche Vorstellungen ein und zeigt, was daran teilweise zutreffend ist.

Das sollte Ihr PVS können, zum Beispiel:

Zugriff

Beim Stecken der Gesundheitskarte und nach Abgleich der Versichertenstammdaten sollte das PVS ohne zusätzliches Klicken anzeigen:

• ob der Patient eine ePA hat
• ob die Praxis Zugriff hat
• wie lange der Zugriff besteht

Einsichtnahme

• Eine Übersicht listet alle in der ePA verfügbaren Unterlagen auf.
• Die Dokumente in der Übersicht sind nach Erstellungsdatum sortiert.
• Es können mehrere Dokumente auf einmal heruntergeladen werden.

Befüllen

• Im PVS vorhandene Metadaten wie Erstellungsdatum, Name des Arztes etc. werden angezeigt, sodass die Praxis sie übernehmen kann, wenn sie Dokumente einstellt.
• Es können mehrere Dokumente gleichzeitig eingestellt werden.
• Dokumente, die nicht eingestellt werden sollen, können gekennzeichnet werden.
• Widersprüche und Einwilligungen der Patienten können im PVS aufwandsarm dokumentiert werden.

Auf einen Blick: Die Elektronische Patientenakte ab 2025: Anforderungen an das Praxisverwaltungssystem

ePA-Informationsveranstaltung

Einen ersten Eindruck von der Umsetzung der neuen ePA in den Praxisverwaltungssystemen konnten sich Praxen am 4. Dezember bei einer Online-Veranstaltung der gematik machen. Verschiedene Anbieter von Praxissoftware präsentierten dort in virtuellen Räumen ihre Systeme und beantworteten Fragen zu einzelnen Funktionen sowie dazu, wie die ePA zu bedienen sein wird.

Für alle, die an der Veranstaltung „gematik trifft: ePA für alle – Demonstration Primärsysteme Praxen“ nicht teilnehmen konnten, stehen nun die Mitschnitte der einzelnen Runden auf der Website der gematik zur Verfügung.

Serie zur elektronischen Patientenakte

• ePA-Serie Teil 1: Rolle der elektronischen Patientenakte in der ambulanten Versorgung
• ePA-Serie Teil 2: Wer was einpflegt – Diese Daten aus der Praxis kommen in die elektronische Patientenakte
• ePA-Serie Teil 3: Abrechnungsdaten und Entlassbriefe – Auch das kommt in die ePA
• ePA-Serie Teil 4: Schnelle Übersicht in der ePA – So funktionieren Filter und Sortieroptionen
• ePA-Serie Teil 5: Darauf weisen Praxen ihre Patienten hin – Informations- und Dokumentationspflichten zur ePA
• ePA-Serie Teil 6: Lesen, Verbergen, Widersprechen – So können Patienten ihre ePA nutzen
• ePA-Serie Teil 7: Die Medikationsliste: Welche Daten zur Medikation in die ePA kommen
• ePA-Serie Teil 8: Notwendige Technik für die ePA: Die Praxissoftware ist entscheidend

Weiterführende Informationen:

Quelle: Kassenärztliche Bundesvereinigung
Weitere Infos hier: 02192 8733300